Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest MFPM Intelligence sp. z o.o. (zmiana firmy ze Splot Store sp. z o.o. pozostaje w toku rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym) z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 60/22, 00-357 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001236093, NIP PL5253086543, REGON 544536268 (dalej „Keelra” lub „Administrator”). We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować pod adresem hello@keelra.com.

2. Zakres podmiotowy Polityki

Niniejsza Polityka dotyczy dwóch kategorii osób; w miejscach, w których ich sytuacja prawna się różni, zaznaczono to wyraźnie:

• Potencjalni klienci – osoby, z którymi kontaktujemy się w ramach działań handlowych B2B dotyczących usług Keelra, których dane pozyskaliśmy ze źródeł innych niż od nich samych (zastosowanie znajduje art. 14 RODO).
• Użytkownicy platformy i klienci – osoby, które zakładają konto lub korzystają z platformy Keelra, umawiają rozmowę audytową albo kierują do nas korespondencję (zastosowanie znajduje art. 13 RODO).

Dane, które klienci przetwarzają w ramach własnych procesów uruchomionych w Keelra (na przykład dokumenty ich własnych klientów), Keelra przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a nie na podstawie niniejszej Polityki. Administratorem tych danych pozostaje klient.

3. Źródła danych potencjalnych klientów

Dane potencjalnych klientów pozyskujemy z powszechnie dostępnych źródeł o charakterze gospodarczym (strony internetowe przedsiębiorstw, profile zawodowe, rejestry przedsiębiorców) oraz od dostawców danych B2B, w tym Apollo. Przetwarzamy wyłącznie służbowe dane kontaktowe pozyskane w kontekście działalności gospodarczej; nie przetwarzamy adresów prywatnych pozyskanych poza takim kontekstem.

4. Kategorie przetwarzanych danych

• Potencjalni klienci: imię i nazwisko, służbowy adres poczty elektronicznej, stanowisko, nazwa przedsiębiorstwa, dane przedsiębiorstwa (branża, wielkość, adres strony internetowej) oraz historia korespondencji.
• Użytkownicy platformy i klienci: dane konta (imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, przedsiębiorstwo), dane rozliczeniowe, konfiguracja usługi oraz dzienniki korzystania z usługi i dzienniki audytowe generowane przez platformę.
• Odwiedzający stronę internetową: zagregowane, pozbawione plików cookie dane statystyczne dotyczące odsłon. Nie tworzymy profili poszczególnych odwiedzających.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt handlowy i marketing B2B kierowany do potencjalnych klientów – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na promowaniu własnych usług wobec przedsiębiorców (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw mogą Państwo wnieść w każdym czasie; zaprzestajemy wówczas przetwarzania niezwłocznie.
• Świadczenie usług i udostępnianie platformy klientom – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Fakturowanie oraz obowiązki rachunkowe i podatkowe – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i prowadzenie dzienników audytowych – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6. Okres przechowywania danych

• Potencjalni klienci: w razie wniesienia sprzeciwu lub rezygnacji usuwamy dane z list kontaktowych niezwłocznie, zachowując wyłącznie zakres niezbędny do respektowania rezygnacji. W braku odpowiedzi dane usuwamy nie później niż w terminie 12 miesięcy od ostatniej próby kontaktu.
• Klienci: przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okresy wynikające z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego oraz przez okresy przedawnienia roszczeń.

7. Odbiorcy danych i podprocesorzy

Dane osobowe udostępniamy wyłącznie dostawcom usług, którzy utrzymują lub wspierają naszą infrastrukturę, na podstawie umów powierzenia przetwarzania. Aktualny wykaz, wraz ze wskazaniem zakresu i miejsca przetwarzania po stronie każdego dostawcy, publikujemy pod adresem keelra.com/subprocessors (wykaz prowadzony w języku angielskim).

8. Miejsce przetwarzania i przekazywanie do państw trzecich

Miejsce przetwarzania różni się w zależności od warstwy usługi. Opisujemy je rozdzielnie, ponieważ nie cała usługa działa w tej samej lokalizacji:

• Warstwa aplikacyjna – aplikacja, baza danych i silnik automatyzacji działają w Warszawie, na infrastrukturze OVH na terytorium Unii Europejskiej. Dotyczy to wszystkich klientów.
• Kopie zapasowe – szyfrowane, przechowywane w magazynie obiektowym o jurysdykcji unijnej, którego dostawca ma podmiot macierzysty w Stanach Zjednoczonych.
• Wywołania modelu językowego – realizowane przez Anthropic PBC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Obecnie działają w trybie routingu globalnego, co oznacza, że mogą być wykonywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym na terytorium Stanów Zjednoczonych, niezależnie od siedziby klienta. Przed każdym wywołaniem identyfikatory są tokenizowane, a dostawcę wiążą warunki zerowej retencji treści i zakazu trenowania na niej.
• Klienci z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – warstwa aplikacyjna może dla nich zostać uruchomiona na infrastrukturze zlokalizowanej w Stanach Zjednoczonych. Na dzień sporządzenia niniejszej Polityki nie obsługujemy takich klientów.

Na życzenie klienta wywołania modelu mogą zostać skierowane na alternatywny punkt końcowy zlokalizowany w Unii Europejskiej; wymaga to odrębnego uzgodnienia umownego i nie stanowi konfiguracji domyślnej.

Każde przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki ochrony. Pełny wykaz podprocesorów wraz ze wskazaniem miejsca przetwarzania po stronie każdego z nich jest opublikowany i stanowi część umowy powierzenia.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie art. 15–21 RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W odniesieniu do marketingu bezpośredniego sprzeciw ma charakter bezwzględny: jedna wiadomość na adres hello@keelra.com albo jedno kliknięcie w link rezygnacyjny zamieszczony w dowolnej wiadomości kończy wszelki kontakt handlowy, bezwarunkowo.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o wiadomość na adres hello@keelra.com. Odpowiadamy w terminie jednego miesiąca.

10. Skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego właściwego dla Państwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

11. Kontakt

Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych: hello@keelra.com.