Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest MFPM Intelligence sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 60/22, 00-357 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001236093, NIP PL5253086543, REGON 544536268 (dalej „Keelra” lub „Administrator”). We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować pod adresem hello@keelra.com.

2. Zakres podmiotowy Polityki

Niniejsza Polityka dotyczy dwóch kategorii osób; w miejscach, w których ich sytuacja prawna się różni, zaznaczono to wyraźnie:

• Potencjalni klienci – osoby, z którymi kontaktujemy się w ramach działań handlowych B2B dotyczących usług Keelra, których dane pozyskaliśmy ze źródeł innych niż od nich samych (zastosowanie znajduje art. 14 RODO).
• Użytkownicy platformy i klienci – osoby, które zakładają konto lub korzystają z platformy Keelra, umawiają rozmowę audytową, wypełniają formularz kontaktowy albo kierują do nas korespondencję (zastosowanie znajduje art. 13 RODO).

Dane, które klienci przetwarzają w ramach własnych procesów uruchomionych w Keelra (na przykład dokumenty ich własnych klientów), Keelra przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a nie na podstawie niniejszej Polityki. Administratorem tych danych pozostaje klient.

3. Źródła danych potencjalnych klientów

Dane potencjalnych klientów pozyskujemy z powszechnie dostępnych źródeł o charakterze gospodarczym (strony internetowe przedsiębiorstw, profile zawodowe, rejestry przedsiębiorców) oraz od dostawców danych B2B, w tym Apollo. Przetwarzamy wyłącznie służbowe dane kontaktowe pozyskane w kontekście działalności gospodarczej; nie przetwarzamy adresów prywatnych pozyskanych poza takim kontekstem.

4. Kategorie przetwarzanych danych

• Potencjalni klienci: imię i nazwisko, służbowy adres poczty elektronicznej, stanowisko, nazwa przedsiębiorstwa, dane przedsiębiorstwa (branża, wielkość, adres strony internetowej) oraz historia korespondencji.
• Użytkownicy platformy i klienci: dane konta (imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, przedsiębiorstwo), dane rozliczeniowe, konfiguracja usługi oraz dzienniki korzystania z usługi i dzienniki audytowe generowane przez platformę.
• Osoby korzystające z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, służbowy adres poczty elektronicznej, numer telefonu, opcjonalnie nazwa przedsiębiorstwa lub adres strony internetowej, treść wiadomości oraz zapis udzielonej zgody wraz z datą i godziną. Jeżeli trafili Państwo na naszą stronę z polecenia partnera, zapisujemy także parametry kampanii towarzyszące temu wejściu.
• Odwiedzający stronę internetową: zagregowane, pozbawione plików cookie dane statystyczne dotyczące odsłon, a ponadto – wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody – identyfikatory zapisywane w plikach cookie na potrzeby pomiaru, reklam oraz rozliczenia poleceń partnerskich (§ 9). Do czasu wyrażenia zgody nie zapisujemy na Państwa urządzeniu żadnych informacji poza niezbędnymi do świadczenia usługi i nie tworzymy profili poszczególnych odwiedzających.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt handlowy i marketing B2B kierowany do potencjalnych klientów – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na promowaniu własnych usług wobec przedsiębiorców (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw mogą Państwo wnieść w każdym czasie; zaprzestajemy wówczas przetwarzania niezwłocznie.
• Świadczenie usług i udostępnianie platformy klientom – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Fakturowanie oraz obowiązki rachunkowe i podatkowe – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Obsługa zgłoszeń przesłanych formularzem kontaktowym – Państwa zgoda wyrażona przez zaznaczenie pola przy wysyłce formularza (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę mogą Państwo wycofać w każdym czasie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
• Pliki cookie analityczne, marketingowe oraz afiliacyjne – Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 173 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Sposób jej udzielenia, zmiany i wycofania opisuje § 9.
• Bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i prowadzenie dzienników audytowych – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6. Okres przechowywania danych

• Potencjalni klienci: w razie wniesienia sprzeciwu lub rezygnacji usuwamy dane z list kontaktowych niezwłocznie, zachowując wyłącznie zakres niezbędny do respektowania rezygnacji. W braku odpowiedzi dane usuwamy nie później niż w terminie 12 miesięcy od ostatniej próby kontaktu.
• Klienci: przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okresy wynikające z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego oraz przez okresy przedawnienia roszczeń.
• Zgłoszenia z formularza kontaktowego: przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu w danej sprawie. W razie wycofania zgody usuwamy zgłoszenie niezwłocznie, zachowując wyłącznie zapis samego faktu i daty wycofania.
• Pliki cookie: przez okres wskazany dla danego pliku przez jego dostawcę, nie dłużej niż do wycofania przez Państwa zgody. Zapis samej decyzji o zgodzie przechowujemy przez 12 miesięcy, po czym pytamy ponownie.

7. Odbiorcy danych i podprocesorzy

Dane osobowe udostępniamy wyłącznie dostawcom usług, którzy utrzymują lub wspierają naszą infrastrukturę, na podstawie umów powierzenia przetwarzania. Aktualny wykaz, wraz ze wskazaniem zakresu i miejsca przetwarzania po stronie każdego dostawcy, publikujemy pod adresem keelra.com/pl/subprocessors (sama tabela prowadzona jest w jednym, angielskim brzmieniu).

8. Miejsce przetwarzania i przekazywanie do państw trzecich

Miejsce przetwarzania różni się w zależności od warstwy usługi. Opisujemy je rozdzielnie, ponieważ nie cała usługa działa w tej samej lokalizacji:

• Warstwa aplikacyjna – aplikacja, baza danych i silnik automatyzacji działają w Warszawie, na infrastrukturze OVH na terytorium Unii Europejskiej. Dotyczy to wszystkich klientów.
• Kopie zapasowe – szyfrowane, przechowywane w magazynie obiektowym o jurysdykcji unijnej, którego dostawca ma podmiot macierzysty w Stanach Zjednoczonych.
• Wywołania modelu językowego – realizowane przez Anthropic PBC przez własne API tego dostawcy, które oferuje wyłącznie routing globalny albo amerykański. Treść zapytań jest więc przetwarzana poza EOG, niezależnie od siedziby klienta; przekazanie oparte jest na standardowych klauzulach umownych. Przed każdym wywołaniem identyfikatory są tokenizowane, a dostawcę wiąże zakaz trenowania na treści. Nasza ewidencja zapisuje liczbę tokenów, koszt i model, nigdy treść zapytania ani odpowiedzi.
• Klienci z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – warstwa aplikacyjna może dla nich zostać uruchomiona na infrastrukturze zlokalizowanej w Stanach Zjednoczonych. Na dzień sporządzenia niniejszej Polityki nie obsługujemy takich klientów.

Na życzenie klienta wywołania modelu mogą zostać skierowane na AWS Bedrock w regionie unijnym (Frankfurt). Wymaga to odrębnego uzgodnienia umownego i nie stanowi konfiguracji domyślnej.

Każde przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki ochrony. Pełny wykaz podprocesorów wraz ze wskazaniem miejsca przetwarzania po stronie każdego z nich jest opublikowany i stanowi część umowy powierzenia.

9. Pliki cookie i technologie śledzące

Do czasu wyrażenia przez Państwa zgody nie zapisujemy na Państwa urządzeniu ani nie odczytujemy z niego żadnych informacji poza tymi, które są niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną – w tym poza zapisem samej Państwa decyzji dotyczącej plików cookie. Wszystkie skrypty podmiotów trzecich ładujemy przez jeden kontener Google Tag Manager, a sam kontener uruchamiamy dopiero po Państwa decyzji w banerze. Bez zgody marketingowej działa on z blokadą wszystkich tagów podmiotów innych niż Google; tagi Google stosują się do udzielonej zgody przez Google Consent Mode v2.

• Niezbędne – zapamiętanie Państwa decyzji dotyczącej plików cookie oraz bezpieczeństwo strony. Nie wymagają zgody (art. 173 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej) i nie służą śledzeniu.
• Analityczne – zbiorczy pomiar sposobu korzystania z podstron. Wyłącznie za Państwa zgodą.
• Marketingowe i afiliacyjne – piksele Meta i LinkedIn oraz funkcje reklamowe Google, służące pomiarowi naszych reklam i doborowi ich odbiorców, a także pliki cookie sieci afiliacyjnej TradeTracker, służące przypisaniu polecenia partnerowi, który skierował Państwa na naszą stronę, oraz rozliczeniu prowizji z tym partnerem. Wyłącznie za Państwa zgodą.

Zgodę mogą Państwo zmienić albo wycofać w każdym czasie – przycisk „Ustawienia cookies” znajduje się w stopce każdej podstrony. Wycofanie zgody jest równie proste jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Zapisaną decyzję honorujemy przez 12 miesięcy, po czym pytamy ponownie. Po wycofaniu zgody strona przeładowuje się i usuwa pliki cookie Google Analytics, Google Ads i Meta zapisane w domenie keelra.com; pliki, które Meta i LinkedIn przechowują we własnych domenach, można usunąć w ustawieniach przeglądarki.

Odbiorcami danych zbieranych przy użyciu plików cookie objętych zgodą są Google Ireland Limited (Google Tag Manager, Google Analytics i funkcje reklamowe Google), TradeTracker, operator sieci afiliacyjnej, Meta Platforms Ireland Limited (piksel Meta) oraz LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn Insight Tag). Piksele przekazują Meta i LinkedIn adres odwiedzanej podstrony, identyfikator z pliku cookie oraz dane przeglądarki. W zakresie zebrania i przekazania tych danych jesteśmy współadministratorami z Meta oraz z LinkedIn; dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach określonych w politykach prywatności tych podmiotów. Google, Meta i LinkedIn mogą przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych na podstawie standardowych klauzul umownych. Zakres i miejsce przetwarzania po stronie Google i TradeTrackera wskazuje wykaz podprocesorów, o którym mowa w § 7.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie art. 15–21 RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wycofania zgody w dowolnym momencie – w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie (formularz kontaktowy, pliki cookie analityczne, marketingowe i afiliacyjne). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W odniesieniu do marketingu bezpośredniego sprzeciw ma charakter bezwzględny: jedna wiadomość na adres hello@keelra.com albo jedno kliknięcie w link rezygnacyjny zamieszczony w dowolnej wiadomości kończy wszelki kontakt handlowy, bezwarunkowo.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o wiadomość na adres hello@keelra.com. Odpowiadamy w terminie jednego miesiąca.

11. Skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego właściwego dla Państwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

12. Kontakt

Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych: hello@keelra.com.